Todo o desempenho de atividades na Nova está condicionado à observância da legislação em vigor e à concordância em relação às regras e aos princípios estabelecidos neste Código de Ética.

     A Nova espera dos seus colaboradores que ajam com padrões éticos no dia a dia da empresa, sempre respeitando as regras estabelecidas pelo Código de Ética. Mais do que isso, convidamos todos a compartilhar esses mesmos valores institucionais.

     A promoção de um ambiente ético deve se iniciar com pequenas práticas dos colaboradores:

     Informar-se sobre as questões tratadas pelo Programa de Integridade, a começar pelas disposições deste Código de Ética e das demais políticas do Programa de Integridade.

     Informar-se a respeito das leis aplicáveis à área de atuação da Nova e tomar conhecimento das questões éticas pertinentes às atividades que desempenha pela e para a empresa.

     Manifestar-se no caso de haver preocupações ou dúvidas em relação ao comportamento no ambiente da empresa.

     Comunicar ao Comitê de Ética no caso de presenciar ou possuir alguma suspeita de violação às normas do Programa de Integridade.

     Atualizar-se periodicamente com a leitura das disposições do Programa de Integridade.

     Compreender que o envolvimento individual com o desenvolvimento de um ambiente 
ético é parte de seu trabalho.

     A Alta direção da Nova– sócios, administradores e diretores – reafirma os valores éticos aqui preconizados e se compromete com o efetivo cumprimento de todo o Programa de Integridade. Torne-se exemplo. Cada um de nós é responsável pelo exemplo que passa aos demais quando se trata de agir com integridade.

     Aja com lisura e retidão em todas as suas atividades.

     Apoie questionamentos e preocupações éticas levantados pelos colaboradores.

     Informe ao Comitê de Ética a respeito de reais ou potenciais violações ao Código de Ética, às políticas da empresa e à legislação brasileira.

     Embora todos os colaboradores devam agir com ética, aqueles com função de direção e liderança têm maior responsabilidade frente ao cumprimento do Programa de Integridade. Desses, espera-se que atuem frente aos demais colaboradores, observando as seguintes orientações:

     Recompensando-se comportamentos que fomentem a integridade nas relações internas e externas da empresa.

     Criando-se um ambiente de trabalho aberto ao levantamento de questões éticas por parte dos colaboradores.

     Assegurando-se um ambiente favorável às manifestações dos colaboradores sem retaliação àqueles que se manifestam.

      Solicitando-se auxílio e informação ao Comitê de Ética na resolução de dúvidas sobre as regras do Código de Ética e a execução das políticas da Nova.

O Programa de Integridade é construído a partir das normas e procedimentos do nosso Código de Integridade.

     A compreensão dos termos deste Código e o incentivo de suas práticas serão realizados por diversas ações, entre elas a realização de treinamentos periódicos conduzidos pelo gerente de Integridade, auxiliado pelo Comitê de Ética. Os treinamentos e ações de fixação dos valores éticos da Nova abordarão aspectos de todo o Programa de Integridade.

     Para que tomem conhecimento dos seus termos será entregue cópia do Código de Integridade a todos os colaboradores, dos quais será exigida a assinatura do termo de Conhecimento e Adesão. O Código também ficará disponível no site da Nova.

     Este Código será constantemente aprimorado, visando garantir a sua efetividade e, de modo geral, a efetividade do Programa de Integridade da Nova.

O Comitê é responsável por esclarecer dúvidas na interpretação e aplicação do Código de Ética, receber denúncias e conduzir procedimentos, inclusive eventual apuração de desvio.

     Caberá ao Comitê de Ética, entre outras atribuições:

     Estruturar os mecanismos e ferramentas de recebimento de comunicações de violação ética e tomar as providências em face de desrespeitos ao Código de Ética que o caso exija, inclusive o encaminhamento para outros setores ou pessoas responsáveis, respeitado sempre o contraditório e preservados o sigilo do comunicante e o dever de sigilo profissional perante os clientes da Nova.

     Dirimir dúvidas e solucionar os casos omissos que versem sobre as boas condutas exigidas dos integrantes da Nova, promovendo propostas de aditamentos às disposições deste Código sempre que necessário.

     Sugerir soluções e medidas preventivas para aprimorar e assegurar a efetividade da aplicação e eventuais revisões do disposto neste Código.

     Emitir normas, pareceres, diretrizes e orientações para a aplicação deste Código.

     Fomentar o conhecimento e o treinamento das pessoas abrangidas por este Código, 
para a sua correta e fiel observância.

     Manter informações sobre a adoção e implementação de programas de compliance e integridade pelas empresas que realizam negócios com a Nova.

     Processar e instruir os procedimentos de investigação de supostas condutas contrárias ao disposto neste Código, por ofício ou mediante provocação.

     Agir para a pronta interrupção de irregularidades ou infrações detectadas e tomar providências para a remediação de danos gerados.

     Auxiliar o gerente de Integridade Corporativa a organizar o armazenamento de dados relativos aos contratos celebrados com a Administração Pública.

     Fixar, em casos específicos, obrigações adicionais às previstas neste Código.

     As revisões e as atualizações periódicas deste Código de Ética ficarão a cargo do Comitê de Ética 
e condicionadas à aprovação dos sócios da Nova.

     O Comitê de Ética relatará semestralmente aos administradores da Nova suas atividades, procedimentos em andamento, atos e decisões expedidas.

     Comitê de Ética é composto por:

     Gerente de Integridade Administrativa, contratado na forma do Contrato Social, que exercerá a presidência do Comitê de Ética.

     Dois membros titulares escolhidos entre os sócios e administradores da Nova.

     Dois membros suplentes, escolhidos na forma dos membros titulares.

     Um membro integrante da filial de Cuiabá.

     Um membro da filial do Rio de Janeiro.

     Dois membros da filial de Brasília.

     Os membros suplentes serão convocados diante da impossibilidade eventual de comparecimento de um dos titulares ou quando a conduta de um deles for objeto de investigação em curso, hipótese na qual deverá se declarar impedido para esse procedimento específico.

     Os membros lotados nas filiais atuarão, exclusivamente, na condução de procedimentos e diligências referentes à sua localidade, em auxílio aos membros titulares.

     Exceto o gerente de Integridade, os demais membros exercem a função no Comitê de Ética pelo período de dois anos e são eleitos por meio de eleições promovidas pelos sócios da Nova .

     Para fins de direcionamento e supervisão das funções do gerente de Integridade Corporativa, a Alta Direção da empresa declara sua participação e colaboração ao papel desempenhado pelo Comitê de Ética e pelo Gerente de Integridade da Nova.

     Gerente de Integridade Administrativa - Otavio Venturini otavio.venturini@novagencia.com

     Um membro escolhido entre os sócios e administradores da Nova - Oscar Kita

     Um membro escolhido entre os empregados e colaboradores da Nova - Bia Pereira

     Dois membros integrantes da filial de Brasília da Nova - Cristina Gutemberg e Ana Cristina Gonçalves

     Um membro integrante da filial do Rio de Janeiro - Iara Barbizan

     Um membro integrante da filial de Cuiabá - Célia Alves

O formulário eletrônico específico é o canal de comunicações prioritário para dúvidas, esclarecimentos, sugestões, consultas e relatos de violações ao Programa de Integridade.

     O canal de comunicação será disponibilizado ao público externo e a todos os funcionários, sócios, administradores e colaboradores da Nova. A utilização do canal será amplamente divulgada e incentivada pelo Comitê de Ética.

     Consultas e relatos de desvios éticos podem ser dirigidos por escrito ao Comitê de Ética por meio do formulário eletrônico.

     A comunicação de violação ética pode ser feita pelo próprio colaborador infrator em autodenúncia. Nesse caso, a Nova celebrará com ele um acordo no procedimento ético, do qual deverá constar a descrição dos fatos, a indicação da participação de terceiros e suas contribuições e as medidas de reparação dos danos.

Preocupações éticas e comunicação de violação

     Preocupações e dúvidas com relação à integridade no âmbito profissional serão resolvidas mediante consulta ao Código de Integridade e às políticas que integram o Programa de Integridade da Nova. Restando incertezas quanto às normas éticas ou suas aplicações, o Comitê de Ética deverá ser consultado.

     O colaborador tem a responsabilidade de levar ao conhecimento desse órgão eventual preocupação ou dúvida em relação às regras do Programa de Integridade ou suspeita de violação do Código de Ética ou de suas políticas específicas.

     Caberá ao Comitê de Ética o recebimento de denúncias de atos que atentem contra o Programa de Integridade e as normas do Código de Integridade.

     Comunicações sobre violações éticas deverão ser sempre formalizadas e por escrito, por meio digital. As comunicações serão sempre acompanhadas da identificação do comunicante, a qual será mantida em anonimato pelo Comitê, que guardará sigilo sobre o dado, salvo se apurado que a comunicação tenha sido motivada por má-fé.

     Além do sigilo de sua identidade, é assegurada ao comunicante a proteção contra represálias em virtude da denúncia.

     Recebida a comunicação de violação ética, o Comitê tomará as providências necessárias à apuração da veracidade e potencialidade da violação, sendo assegurada a prerrogativa de defesa. O procedimento de apuração ética está estabelecido no Código de Integridade.

     Os sócios e administradores da Nova se comprometem a não interferir indevidamente na condução dos processos de investigação e a colaborar com o Comitê de Ética nas providências necessárias à apuração das denúncias de violações éticas.

O compromisso com a integridade engloba o respeito no ambiente de trabalho e no desempenho das atividades profissionais, de modo que a excelência dos serviços da Nova acompanhe o desenvolvimento individual de cada colaborador e o trabalho em equipe. Com vistas a essas finalidades, devem-se pôr em prática as seguintes condutas:

     Agir de maneira profissional em todas as atividades relacionadas ao trabalho. Isso inclui eventos e reuniões sociais fora das instalações da Nova.

     Assegurar-se de que as decisões que afetam os colaboradores sejam baseadas exclusivamente em fatores profissionais.

     Nunca destratar, verbal ou fisicamente, outras pessoas nem se comportar de maneira ofensiva ou intimidativa frente aos demais.

     A Nova respeita a diversidade e aprecia as características únicas de seus colaboradores, entendendo que as particularidades pessoais desempenham um papel importante na criação de um ambiente de trabalho no qual todos possam se sentir valorizados e respeitados.

O conflito de interesses ocorre quando o colaborador se confronta com situações em que o interesse particular se contrapõe ao interesse da empresa ou passa a influir em suas decisões para com a empresa.

     O Programa de Integridade da Nova recomenda que os interesses pessoais dos colaboradores não interfiram no desempenho profissional de suas atividades.

     Para evitar as situações de conflito de interesses, devem ser observadas as seguintes recomendações:

     Não prestar serviços ou fornecer auxílio financeiro indevido a fornecedores, parceiros e concorrentes da Nova.

     Não aceitar de fornecedores, clientes, parceiros ou concorrentes nenhum valor, presente ou vantagem vinculada a uma ação em função da sua atividade exercida na Nova.

     Não participar de eventos de mercado promovidos por fornecedores ou concorrentes sem o conhecimento e a autorização da Diretoria.

     Colaboradores que tenham parentesco com agentes públicos com poder decisório no âmbito de negócios da Nova deverão abster-se de participar das atividades relacionadas à contratação da empresa pelo órgão público ao qual pertença seu familiar.

     Mesmo tomando todos os cuidados sabemos que situações de conflito de interesses podem ocorrer. Quando acontecer, ou quando houver dúvida sobre o fato ocorrido, o colaborador tem à sua disposição para consultas o Comitê de Ética, capitaneado pelo gerente de Integridade Corporativa, que poderá auxiliar na solução da situação.

     A existência de um conflito de interesses, por si só, não constitui, necessariamente, violação ao Código de Integridade, desde que sua ocorrência seja prontamente informada.

As informações sobre a nNova eus negócios, clientes, fornecedores, parceiros comerciais ou terceiros são confidenciais, consideradas recursos da empresa, e devem ser protegidas. Tais informações são classificadas como confidenciais sempre que não houver indicação clara de que a empresa divulgou publicamente os dados ou autorizou sua divulgação.

     Na relação com o poder público, a publicidade inerente à contratação é garantida pelo órgão estatal contratante. De todo modo, todos os aspectos referentes à proposta a ser apresentada pela Nova constituem dados confidenciais.

     Os dados pessoais dos colaboradores também são confidenciais, sendo obrigação da Nova mantê-los em segurança. Os colaboradores que desempenham funções com acesso a dados pessoais alheios devem prezar pela sua confidencialidade, devendo informar ao Comitê de Ética qualquer violação da privacidade dessas informações.

O patrimônio da Nova corresponde aos bens físicos da empresa, tais como instalações, equipamentos e recursos financeiros.

     É obrigação do colaborador utilizar adequadamente os materiais e promover o emprego correto do patrimônio que lhe for confiado.

     Os colaboradores com responsabilidade sobre recursos financeiros devem zelar para que os registros contábeis reflitam de forma completa e precisa as transações da empresa, observando as normas contábeis vigentes e as seguintes recomendações:

     Garantir que os recursos financeiros sejam usados adequadamente para seu objetivo específico.

     Obter aprovação necessária antes de fazer uma despesa.

     Registrar devidamente todas as despesas.

     Examinar se as despesas enviadas a faturamento são relacionadas com os negócios realizados.

     Os documentos fiscais deverão ser organizados em arquivos de mídia, com o intuito de auxiliar o controle e a investigação posterior.

     O departamento de controladoria da Nova é responsável pelos controles internos que asseguram a elaboração e confiabilidade de relatórios e demonstrações financeiras da empresa.

     Essas demonstrações serão sempre analisadas por auditores externos e poderão ser encaminhadas ao Comitê de Ética, mediante sua solicitação, na hipótese de dúvida.

     O colaborador que tiver conhecimento da utilização inadequada do patrimônio da empresa ou de seus recursos financeiros deverá informar a circunstância ao gerente de Integridade.

A Nova não realizará contribuição para partidos políticos ou campanhas eleitorais.

     
Os sócios, administradores, empregados e colaboradores podem participar de atividades políticas, desde que não se utilizem de recursos da agência ou recebam reembolso desta para atividades políticas pessoais.

     A restrição se aplica inclusive às contribuições a candidatos ou partidos políticos.

A Nova mantém muitas relações com autoridades e funcionários públicos. No desenvolvimento dessas interações devem-se observar tanto a legislação brasileira quanto as disposições do Programa de Integridade da empresa.

     Os colaboradores devem evitar condutas que possam ser entendidas como tentativa de influenciar decisões governamentais, suas autoridades ou funcionários. Por exemplo, nunca ofereça bens ou valores a agentes públicos, tendo em vista que este ato pode ser interpretado como suborno. Por outro lado, se uma autoridade ou funcionário público solicitar ou exigir algum benefício, informe o mais rápido possível o Comitê de Ética.

     A Nova não oferecerá presentes, benefícios ou nenhuma outra forma de favorecimento, sobretudo a clientes que integrem a Administração Pública, ressalvada a oferta de brindes e de material promocional, integrante da política de comunicação institucional e divulgação da Nova.

     Nos casos de despesas com material promocional oferecido a funcionários da Administração Pública, estas devem ser registradas e observarão os limites da legislação.

Ao usar aparelhos telefônicos, computadores, smartphones, tablets, servidores de dados, e- mails ou quaisquer outros equipamentos de comunicação ou de informática da Nova, lembre-se de manter a postura ética e não estabeleça nenhum tipo de comunicação que trate de condutas em desacordo com o Código de Integridade.

     Do mesmo modo, os equipamentos eletrônicos e a rede fornecida pela empresa não devem ser usados para acesso a conteúdo pornográfico, que viole direitos autorais, ou a material evidentemente ilícito.

     Todo o equipamento eletrônico fornecido pela Nova aos colaboradores para desenvolvimento das atividades profissionais deve ser usado com cautela. Arquivos criados, recebidos ou armazenados nos equipamentos fornecidos pela empresa são de propriedade da agência.

     A Nova poderá monitorar as atividades realizadas nesses equipamentos e ter acesso ao seu conteúdo, nos casos em que for necessário para averiguação de possíveis irregularidades e para assegurar o respeito aos preceitos éticos do Programa de Integridade.

     Os sócios, administradores, empregados e colaboradores da Nova se sujeitam à disciplina do Código de Integridade também com a utilização de aparelhos telefônicos, endereços de e-mails ou de quaisquer outros equipamentos de comunicação ou de informática, quando dessa utilização resultar conduta vedada pelo Código de Integridade que venha a ser tornada pública.

• Contratação de fornecedores e prestadores de serviços

     A contratação de fornecedores e prestadores de serviços será precedida de averiguação da responsabilidade social e ambiental, não sendo aceitáveis práticas de concorrência desleal, atos de corrupção, trabalho infantil e trabalho forçado ou compulsório. Essa verificação e proibição também se aplicarão à cadeia produtiva de tais fornecedores.

     A contratação de colaboradores será precedida da verificação das hipóteses de conflitos de interesses previstas na Lei no 12.813/2013 ou de quaisquer outras restrições legais que condicionem a contratação de ocupantes ou ex-ocupantes de cargos ou emprego na Administração Pública. Para tanto, a Nova exigirá declaração de inexistência de vínculo com quem exerça ou tenha exercido cargo ou emprego na Administração Pública, seja como empregado, sócio, prestador de serviços, colaborador ou qualquer outra natureza.

     A contratação também será precedida por verificação de precedentes (background check) dos fornecedores e prestadores de serviços, com vistas à apuração de eventuais falhas ou prática reiterada de condutas em desconformidade com o Programa de Integridade.

     Na contratação de novos empregados, fornecedores, prestadores de serviços ou colaboradores, será assegurada a comprovação de que os candidatos efetivamente exercem a atividade, serviço ou fornecimento para os quais estão sendo contratados.

     A Nova não realizará tais contratações em condições antieconômicas ou que importem em concorrência desleal. A contratação de fornecedores, prestadores de serviços e colaboradores será sempre orçada de acordo com parâmetros de mercado.

     Esta regra será observada em especial quando se tratar de serviços e suprimentos externos cujos custos de contratação forem cobertos pelos clientes da Nova.

     Quando forem constatados orçamentos superiores aos valores usualmente praticados, será exigida justificativa do valor adicional e a demonstração dos custos efetivos incorridos por fornecedores, prestadores de serviços e colaboradores nos contratos celebrados com a Nova.

     Os contratos celebrados pela Nova com seus fornecedores, prestadores de serviços e colaboradores deverão explicitar o objeto contratado e a respectiva remuneração, sendo vedado qualquer pagamento não previsto de modo expresso nos respectivos contratos. Esta regra não se aplicará à oferta de brindes e material promocional, integrante da política de comunicação institucional e divulgação da Nova.

     Os pagamentos deverão ser realizados na forma prevista em contrato, observada a obrigação de emissão de notas fiscais que definam e detalhem o objeto do pagamento efetuado, vedada a intermediação de terceiros, salvo em casos especiais previstos no Código de Integridade.

     Na execução do plano publicitário, incluindo orçamento e realização das peças publicitárias (produção) e a compra, distribuição e controle da publicidade nos veículos contratados (execução de mídia), o pagamento será feito após o recebimento do valor correspondente a ser transferido pelo cliente, sendo possível a realização de pagamentos antecipados quando devidamente justificados e com a anuência do Comitê de Ética.

     A Nova também deverá exigir de seus fornecedores, prestadores de serviços ou demais colaboradores uma declaração de que não possuem, com integrantes ou ex-integrantes da Administração Pública, nenhum tipo de vínculo direto ou indireto que possa caracterizar situação de conflito de interesses nos termos legais ou nenhuma outra restrição legal que condicione a contratação de ocupante ou ex-ocupante de cargo ou emprego público.

• Seleção de empregados

     Sempre que dúvidas acerca da integridade ética ou demais restrições previstas em Lei ou neste Código forem suscitadas no decorrer dos processos de seleção, o Comitê de Ética poderá ser acionado. A contratação de empregados será sempre precedida da exigência da assinatura do “Termo de Conhecimento e Adesão” previsto no Anexo I do Código de Integridade.

     Além disso, a contratação de indivíduos que tenham anteriormente desempenhado funções no âmbito da Administração Pública, sobretudo para cargos ou empregos dotados de poder de decisão em assuntos de interesse no ramo da publicidade e propaganda, será precedida da assinatura do “Termo de Inexistência de Impedimento” previsto no Anexo II do Código de Integridade.

     Uma vez contratado, o novo empregado receberá o mesmo treinamento dispensado aos demais empregados da Nova.